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Unipark Tutorial 6: Teilnehmer für eine personalisierte Umfrage einladen

Veröffentlicht 24.04.2015 von Nicolai Ridani | Tags: Tutorial Feldphase


In diesem Tutorial wird der zweite Umfragetyp vorgestellt, den Du mit EFS Survey umsetzen kannst: die personalisierte Umfrage. Dieser Umfragetyp ist charakterisiert durch eine begrenzte Teilnehmermenge, deren persönliche Daten Dir vorab bekannt sind. Im Gegensatz zu einer anonymen Umfrage kannst Du diese Teilnehmer persönlich per E-Mail einladen.

Personalisierte Umfrage anlegen (Schritt 1)


1. Öffne die Projektliste mit einem Klick auf Projekte.
2. Klicke den + Neues Projekt-Button an. Wähle den Projekttyp „Personalisierte
Umfrage". 


3. Bestätige die Eingaben mit einem Klick auf Anlegen.
4. Die neue Umfrage wird angelegt und automatisch geöffnet.
5. Das schon bekannte Umfragemenü enthält nun das Untermenü Teilnehmerverwaltung, das nur bei personalisierten Umfragen vorhanden ist.
6. Im Abschnitt „Distribution“ findest Du Shortcuts zu Schlüsselfunktionen der Teilnehmerverwaltung.




Fragebogen aufbauen (Schritt 2)

Es ist sehr einfach, einen fertigen Fragebogen in eine neue Umfrage zu übernehmen. Hast Du bereits einen fertigen Fragebogen angefertigt, kannst Du es mal ausprobieren. 

1. Öffne den Fragebogen-Editor.
2. Klicke +Seite an und wähle „Seiten importieren“.


3. Suche in der Drop-Down-Liste „Quellprojekt“ nach Deiner vorher erstellten Umfrage.
4. In der zweiten Drop-Down-Liste stellst Du „Alle Seiten“ ein.



5. Bestätigen Sie mit Importieren.

Umfrage aktivieren (Schritt 3)

Wie Du Deine Umfrage aktivierst, kannst Du im Tutorial Nr. 5 nachgucken. 

Umfrage testen (Schritt 4)

Wie Du deine Umfrage vor der Feldphase testest, zeigen wir Dir im Tutorial Nr. 5. 

Teilnehmer einladen (Schritt 5)

Bei personalisierten Umfragen kennst Du vorab die Adressdaten der Umfrageteilnehmer, d.h. Du kannst die Teilnehmer per E-Mail einladen. Die Teilnehmerverwaltung von EFS Survey unterstützt Dich dabei.





Teilnehmerdaten hinzufügen

Du kannst die Teilnehmer der Befragung entweder einzeln anlegen oder die gesamteTeilnehmerliste importieren. Die Funktion zum manuellen Aufnehmen einzelner Personen ist beispielsweise dann nützlich, 

  • wenn Du den Fragebogen vor der Feldphase von Test-Personen mit spezifischem Tester-Status überprüfen lassen möchtest.
  • wenn Du nachträglich einzelne Personen hinzufügen möchtest.
Ansonsten ist das Verwenden der Importfunktion meist effektiver.

Einzelne Teilnehmer manuell hinzufügen

1. Den Eingabedialog zum Anlegen eines einzelnen Teilnehmers öffnest Du mit dem Button Teilnehmer hinzufügen.
2. Gebe die Daten ein. Die E-Mail-Adresse muss eingegeben werden. Alle weiteren Daten sind optional, es bietet sich jedoch an, zumindest den Namen des Teilnehmers anzugeben.



3. Klicke den Speichern-Button an, um die Daten zu sichern.

Teilnehmer importieren

1. Öffne den Importdialog mit dem Button Teilnehmer importieren.
2. Klicke den Button Importvorlage herunterladen und speichern Sie die Vorlagedatei auf Deinem PC.
3. Öffne die Datei mit einem geeigneten Editor, z.B. Microsoft Excel, und gebe die Daten Ihrer Teilnehmer ein. (Eine detaillierte Erläuterung der Formatierungsregeln findest Du in Kapitel 10.2.8 des „EFS Survey“-Handbuchs.)



4. Speicher die Datei auf Deinem PC entweder im Excel- (XLS) oder im CSVFormat ab.
5. Wähle im Importdialog von EFS Survey mit Hilfe der Durchsuchen–Funktion die CSV-Datei aus. Stelle sicher, dass die Option „Die erste Zeile enthält die Spaltenbezeichnung“ aktiviert ist.



6. Lade die Datei mit Datei senden hoch.
7. EFS Survey ordnet die Spalten der Importdatei automatisch den passenden Feldern der Datenbank zu.



8. Überprüfe die Zuordnung. Wenn Du zufrieden bist, klicke den Button Weiter zur Vorschau an.


9. In der Importvorschau siehst Du sämtliche Datensätze so, wie sie in das Projekt importiert werden. Du kannst auch nachträglich Daten ändern.
10. Wenn Du zufrieden bist, löse mit Importieren den eigentlichen Import aus.


Einladungsmails erstellen und versenden


Du kannst die gespeicherten Teilnehmerdaten verwenden, um die Teilnehmer per EMail persönlich einzuladen. Die E-Mails sollten dabei entweder einen Link zur Umfrage und einen Zugangscode enthalten, oder eine URL in der der Code an den eigentlichen Umfragelink angehängt wurde.

Absender festlegen

1. Öffne  das Menü Bibliotheken->Mailvorlagen->Mailabsender.
2. Klicke E-Mail-Adresse hinzufügen an.
3. Gebe E-Mail-Adresse und Name des neuen Absenders ein.
4. Lege fest, welche Teams die E-Mail-Adresse nutzen dürfen.
5. Bestätige anschließend mit einem Klick auf Speichern.

Mailvorlage erstellen

1. Wechsele in das Menü Mailvorlagen.
2. Klicke Vorlage erstellen an.



3. Wähle den Vorlagentyp „Einladungsmail“.
4. Gebe eine Beschreibung für den internen Gebrauch ein.
5. Wähle den vorher angelegten Absender aus.
6. Wähle „Nur HTML“ und bestätigen mit Mailformat anwenden.

7. Formuliere den Betreff und Text der Einladungsmail. Der Text sollte unbedingt entweder einen Link zur Umfrage und einen Zugangscode enthalten, oder eine URL in der der Zugangscode an den eigentlichen Umfragelink angehängt wurde. Du kannst dies leicht erreichen durch Einsatz des Platzhalters #code_complete# (= Link zur Umfrage mit angehängtem Code). (Eine Liste aller möglichen Platzhalter findest Du unter dem Fragezeichen-Icon über dem „Mailtext“-Eingabefeld.)
8. Bestätige die Eingaben mit einem Klick auf Speichern.
9. Öffne die Vorschau, um das Ergebnis zu überprüfen.

Einladungsmails versenden

1. Klicke im Umfragemenü oder in der Teilnehmerverwaltung den Button Teilnehmergruppen kontaktieren an.
2. In dem Dialog findest Du verschiedene Optionen zum Kontaktieren von Teilnehmern mit bestimmtem Status.



3. Klicke den Link Einladungsmails verschicken an.
4. Wähle die oben angelegte Mailvorlage aus.


5. Bestätige mit Mailvorlage anwenden.
6. Prüfe Inhalt und Einstellungen.
7. Klicke auf den Link Zur Mailvorschau, um das Ergebnis zu prüfen.



8. Prüfe insbesondere, ob die Platzhalter korrekt ersetzt werden. Wenn Du zufrieden bist, klicke auf Endgültig versenden.
9. Unter dem Menüpunkt E-Mail-Versandbericht findest Du einen Überblick über die versendeten Mails.

Umfrageverlauf kontrollieren (Schritt 6)


Wie Du Deine Umfrage während der Feldphase kontrollierst, kannst Du im Tutorial Nr. 5 nachgucken. 

Ergebnisse exportieren (Schritt 7)


Wie Du deine Umfrageergebnisse exportieren kanns, zeigen wir Dir im Tutorial Nr. 5. 



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